Semangat Pagi !!
Perjalanan hidup yang kita lalui tidak ada satu pun dari
kita yang bisa menebak secara pasti apa yang akan terjadi pada masa yang akan
datang. Namun kita diberi ilmu untuk
dapat memprediksi sesuatu dengan berbagai macam metode dan teori yang umum
dipakai oleh para ahli atau peramal. Pagi ini saya akan sharing bagaimana
sebuah prilaku positif untuk menjadi pemenang dalam pelaksanaan meeting /
rapat / briefing baik di dalam organisasi formal maupun informal.
Lalu apa tips positifnya?
“PAKAI METODE 4M 1E”
Didalam metode ini anda harus memiliki skill menganalisa
secara baik. Laksanakan proses analisa secara mendalam terkait tema yang akan
di meetingkan. Jangan lupa untuk menggunakan sudut pandang “ Helikopter View “ dimana anda melihat
sesuatu bukan dari sisi depannya saja, melainkan harus memperhitungkan dari
semua sisi yang berhubungan dengan tema yang akan dibahas. Tuliskan dalam
sebuah catatan atau buku hasil analisis anda beberapa hari / saat sebelum
meeting, dan jangan terlupa untuk mempersiapkan jawaban yang tepat dan realistis dari setiap pertanyaan yang
akan muncul dari hasil analisis anda.
Dan metode 4M 1E meliputi :
- · Man ( Sumber Daya Manusia
- · Methode ( Metode / Tata cara / Aturan )
- · Machine ( Peralatan dan Perlengkapan Utama Maupun Pendukung )
- · Material ( Bahan / Objek Utama )
- · Environment ( Lingkungan )
·
1. Man (
Sumber Daya Manusia )
Tidak perlu menjadi atasan atau pimpinan
untuk memenangkan sebuah meeting., karena hakikat
meeting adalah mendapatkan gagasan positif
untuk menyelesaikan sesuatu demi kepentingan bersama. Yang harus anda lakukan adalah menghitung jumlah tim
yang ada. Anda harus mampu melihat kelebihan dan kekurangan diri sendiri maupun
orang lain sehingga setiap tugas yang nantinya akan diberikan, anda memiliki
pendapat untuk menyampaikan bahwa tugas tersebut sudah tepat dengan karyawan
yang tepat atau bahkan sebaliknya. Dan
jika anda orang baru dalam sebuah tim, minimal anda memiliki analisa mengenai
kompetensi apa saja yang harus dimiliki oleh tim dalam menyelesaikan project
tersebut. Atau…. Anda menawarkan diri untuk melakukan sesuai kompetensi anda.
· 2. Methode ( Metode / Tata cara
/ Aturan )
Anda harus
menyusun sebuah perencanaan matang baik
mengenai metode pelaksanaan pra –
project , selama project berlangsung, dan pasca project tercapai. Anda harus
menuliskan secara detail apa saja aturan main dan tata cara pelaksanaan yang
menjadi kewajiban semua tim untuk menyelesaikan
project tepat waktu dan tepat kualitas. Anda wajib menganalisa kekuatan dan
kelemahan yang ada pada internal tim dan memberikan pendapat untuk melibatkan
pihak eksternal yang akan membantu seluruh metode yang sudah disusun (jika
dibutuhkan ). Dan anda harus menjadi salah satu pembicara untuk pendapat ini,
karena jika anda berhasil, berarti anda menyumbangkan ide strategic yang
menggerakkan semua pihak.
· 3. Machine ( Peralatan dan Perlengkapan Utama Maupun Pendukung )
Nah.. kalau yang
satu ini anda harus jago dalam berhitung. Anda harus memiliki data dan
dokumentasi yang akurat sehingga pendapat anda dapat dipertimbangkan bahkan
menjadi ide cemerlang untuk keberhasilan project tersebut. Dan harus diingat, hakikat dalam hal ini adalah anda
mengusulkan untuk menggunakan peralatan maupun perlengkapan yang efektif dan
efisien serta berkualitas. Karena salah penggunaan peralatan maupun
perlengkapan, akan berdampak dengan hasil kerja yang tidak berumur panjang. Ada
sebuah statement dari beberapa pebisnis hebat “
Gunakanlah peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan harga dan
fungsinya, peralatan mahal belum tentu tepat untuk menghasilkan sesuatu yang
hanya sebagai pelengkap, tetapi peralatan mahal sangat tepat digunakan untuk
memproduksi bagian ini atau core dari
sesuatu. Misalkan dalam project pembangunan sekolah, belilah sendok semen yang
memiliki harga mahal dan pantas sesuai
dengan kualitasnya, karena intensitas penggunaannya sangat sering dan merupakan
salah satu peralatan inti. Dan belilah benang ukur yang tidak berharga mahal,
karena penggunaannya hanya sementara saja.
· 4. Material ( Bahan / Objek Utama )
Untuk hal ini hampIr sama dengan Machine. Anda harus menghitung secara detail
bahan apa saja yang dibutuhkan, jumlahnya, lokasi pembelian, merek, dan lain
- lain yang berhubungan dengan bahan untuk pembangunan sekolah. Dan
lebih baik lagi, anda mengetahui promo – promo khusus untuk pembelian material
tersebut sehingga dapat menghemat biaya
yang dikeluarkan. Untuk hal ini, anda harus punya pendapat yang handal, keluarkan semua hitungan anda dengan catatan
data anda sesuai dengan kebutuhan project dan data pasar.
· 5. Environment ( Lingkungan )
Di dalam project pembangunan sekolah, lakukanlah
analisa lingkungan yang berhubungan dengan jumlah penduduk sekitar, budaya,
adat, aturan lingkungan yang berlaku, peraturan pemerintahan setempat, siapa
saja kepala daerahnya, bagaimana kondisi geografisnya, perekonomiannya,
kehidupan sosialnya, dan masih banyak lagi yang bisa anda data. Dan semua data
tersebut harus anda hubungkan dengan project pembangunan sekolah, apa saja
dampak positif dan negatifnya bagi lingkungan sekitar. Lalu yang terakhir, siapkan
solusi jitu alias win – win solution untuk menjawab analisis lingkungan ini.
Sharing di atas insyaAllah bermanfaat bagi
anda yang memiliki rutinitas meeting yang tinggi ataupun menjadi pemimpin
meeting di organisasi manapun. JIka anda
sudah terbiasa, maka akan muncul kebiasaan menganalisa yang memudahkan anda
untuk menyelesaikan permasalahan yang anda hadapi. Dan bagi anda yang baru
mengenal dan dipercaya untuk ikut atau memimpin rapat, cara sederhana di atas
bisa meningkatkan kompetensi analytical thinking andab baik dalam
penyelesaian masalah maupun mengemukakan pendapat.
Salam Positifku !
