Selasa, 18 November 2014

Positifku : Menangkan Setiap Meeting dengan Menjadi Analisator Handal !



Assalamualaikum Warohmatullohiwabarokatuh.

Semangat Pagi !!

Perjalanan hidup yang kita lalui tidak ada satu pun dari kita yang bisa menebak secara pasti apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Namun kita diberi  ilmu untuk dapat memprediksi sesuatu dengan berbagai macam metode dan teori yang umum dipakai oleh para ahli atau peramal. Pagi ini saya akan sharing bagaimana sebuah prilaku positif  untuk  menjadi pemenang dalam pelaksanaan meeting / rapat / briefing baik di dalam organisasi formal maupun informal.

 Lalu apa tips positifnya?

“PAKAI METODE 4M 1E”

Didalam metode ini anda harus memiliki skill menganalisa secara baik. Laksanakan proses analisa secara mendalam terkait tema yang akan di meetingkan. Jangan lupa untuk menggunakan  sudut pandang            “ Helikopter View “ dimana anda melihat sesuatu bukan dari sisi depannya saja, melainkan harus memperhitungkan dari semua sisi yang berhubungan dengan tema yang akan dibahas. Tuliskan dalam sebuah catatan atau buku hasil analisis anda beberapa hari / saat sebelum meeting, dan jangan terlupa untuk mempersiapkan jawaban yang tepat  dan realistis dari setiap pertanyaan yang akan muncul dari hasil analisis anda. 

Dan metode 4M 1E meliputi :

  • ·         Man ( Sumber Daya Manusia
  • ·         Methode ( Metode /  Tata cara  / Aturan )          
  • ·         Machine ( Peralatan dan Perlengkapan Utama  Maupun Pendukung )
  • ·         Material ( Bahan / Objek  Utama )
  • ·         Environment ( Lingkungan )
Mari kita ambil contoh misalkan anda akan meeting mengenai “  Pembagian Tugas Untuk Project Pembangunan Sekolah “ dan berikut contoh analisanya :

·         1. Man ( Sumber Daya Manusia )
Tidak perlu menjadi atasan atau pimpinan untuk memenangkan sebuah meeting., karena hakikat meeting adalah  mendapatkan gagasan positif untuk menyelesaikan sesuatu demi kepentingan bersama. Yang harus  anda lakukan adalah menghitung jumlah tim yang ada. Anda harus mampu melihat kelebihan dan kekurangan diri sendiri maupun orang lain sehingga setiap tugas yang nantinya akan diberikan, anda memiliki pendapat untuk menyampaikan bahwa tugas tersebut sudah tepat dengan karyawan yang tepat  atau bahkan sebaliknya. Dan jika anda orang baru dalam sebuah tim, minimal anda memiliki analisa mengenai kompetensi apa saja yang harus dimiliki oleh tim dalam menyelesaikan project tersebut. Atau…. Anda menawarkan diri untuk melakukan sesuai kompetensi anda.

·         2. Methode ( Metode /  Tata cara  / Aturan )
Anda harus menyusun  sebuah perencanaan matang baik mengenai  metode pelaksanaan pra – project , selama project berlangsung, dan pasca project tercapai. Anda harus menuliskan secara detail apa saja aturan main dan tata cara pelaksanaan yang menjadi kewajiban semua tim untuk menyelesaikan project tepat waktu dan tepat kualitas. Anda wajib menganalisa kekuatan dan kelemahan yang ada pada internal tim dan memberikan pendapat untuk melibatkan pihak eksternal yang akan membantu seluruh metode yang sudah disusun (jika dibutuhkan ). Dan anda harus menjadi salah satu pembicara untuk pendapat ini, karena jika anda berhasil, berarti anda menyumbangkan ide strategic yang menggerakkan semua pihak.
                                                                            
·         3. Machine ( Peralatan dan Perlengkapan Utama  Maupun Pendukung )
Nah.. kalau yang satu ini anda harus jago dalam berhitung. Anda harus memiliki data dan dokumentasi yang akurat sehingga pendapat anda dapat dipertimbangkan bahkan menjadi ide cemerlang untuk keberhasilan project tersebut. Dan harus diingat, hakikat dalam hal ini adalah anda mengusulkan untuk menggunakan peralatan maupun perlengkapan yang efektif dan efisien serta berkualitas. Karena salah penggunaan peralatan maupun perlengkapan, akan berdampak dengan hasil kerja yang tidak berumur panjang. Ada sebuah statement dari beberapa pebisnis hebat “  Gunakanlah peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan harga dan fungsinya, peralatan mahal belum tentu tepat untuk menghasilkan sesuatu yang hanya sebagai pelengkap, tetapi peralatan mahal sangat tepat digunakan untuk memproduksi  bagian ini atau core dari sesuatu. Misalkan dalam project pembangunan sekolah, belilah sendok semen yang memiliki harga mahal dan pantas  sesuai dengan kualitasnya, karena intensitas penggunaannya sangat sering dan merupakan salah satu peralatan inti. Dan belilah benang ukur yang tidak berharga mahal, karena penggunaannya hanya sementara saja.

·         4. Material ( Bahan / Objek  Utama )
Untuk hal ini hampIr sama dengan  Machine. Anda harus menghitung secara detail bahan apa saja yang dibutuhkan, jumlahnya, lokasi pembelian, merek,  dan lain  - lain yang berhubungan dengan bahan untuk pembangunan sekolah. Dan lebih baik lagi, anda mengetahui promo – promo khusus untuk pembelian material tersebut sehingga dapat menghemat biaya yang dikeluarkan. Untuk hal ini, anda harus punya pendapat yang handal, keluarkan semua hitungan anda dengan catatan data anda sesuai dengan kebutuhan project dan data pasar.

·         5. Environment ( Lingkungan )
Di dalam project pembangunan sekolah, lakukanlah analisa lingkungan yang berhubungan dengan jumlah penduduk sekitar, budaya, adat, aturan lingkungan yang berlaku, peraturan pemerintahan setempat, siapa saja kepala daerahnya, bagaimana kondisi geografisnya, perekonomiannya, kehidupan sosialnya, dan masih banyak lagi yang bisa anda data. Dan semua data tersebut harus anda hubungkan dengan project pembangunan sekolah, apa saja dampak positif dan negatifnya bagi lingkungan sekitar. Lalu yang  terakhir, siapkan solusi jitu alias win – win solution untuk menjawab analisis lingkungan ini.

Sharing di atas insyaAllah bermanfaat bagi anda yang memiliki rutinitas meeting yang tinggi ataupun menjadi pemimpin meeting di organisasi manapun.  JIka anda sudah terbiasa, maka akan muncul kebiasaan menganalisa yang memudahkan anda untuk menyelesaikan permasalahan yang anda hadapi. Dan bagi anda yang baru mengenal dan dipercaya untuk ikut atau memimpin rapat, cara sederhana di atas bisa meningkatkan kompetensi analytical thinking andab baik dalam penyelesaian masalah maupun mengemukakan pendapat.

Salam Positifku !